ID-arbeid i politi og utlendingsforvaltning

Evalueringen har satt fokus på Utenriksdepartementet ved utenriksstasjonene, Utlendingsnemnda, Utlendingsdirektoratet, Politiets utlendingsenhet og politidistriktene, representert ved Agder, Oslo og Østfinnmark politidistrikter.

Kartlegging av ID-arbeid. Sluttrapport

- ID-arbeid, både i førstelinjen og senere i saksgangen, krever kompetanse, sier Arne Isak Tveitan, leder for Nasjonalt ID-senter . God opplæring, kunnskap og erfaring i alle ledd er viktig. I tillegg til god kompetanse hos de som jobber med identitet, kreves god organisering av arbeidet, gode arbeidsrutiner, praktiske og oppdaterte retningslinjer, gode IKT-verktøy og gode rutiner for samarbeid med andre aktører, sier Tveitan.

Det gjøres mye godt ID-arbeid. I sluttrapporten kommer vi med anbefalinger til hvordan dette arbeidet kan bli enda bedre. Her oppsummeres delrapportene, og vi foreslår tiltak som vil bedre og effektivisere arbeidet. Sluttrapporten inneholder også forslag til organisering av fremtidig evaluering av arbeidet med identitet i utlendingsforvaltningen.

Forbedringspotensialet ligger hovedsakelig innen følgende områder:

• Ledelsesforankring
• Kompetanseheving
• Helhetstenkning/rolleforståelse
• Samarbeid/informasjonsutveksling

Bevisstheten rundt et godt ID-arbeid må komme fra ledelsen i etatene. Dette bør ikke være forbeholdt toppledelsen, men må være forankret i alle ledernivå. Etatene må legge til rette for at det brukes tilstrekkelige ressurser på ID-arbeid.

- Mange etater i offentlig forvaltning har et ansvar for å kontrollere en utlendings identitet, sier prosjektleder Hanne Tannvik Svendsen. - Kontrollen som gjennomføres, og avgjørelser som blir tatt i én offentlig etat, har ofte betydning for andre etater. Kunnskap om hvordan ID-kontrollen gjennomføres, og kvaliteten på denne blir derfor svært viktig. Det er viktig at de som søker om oppholdstillatelse i Norge får et korrekt vedtak, slik at de får de ytelser, rettigheter og plikter de skal ha. De som får avslag, skal returnere innen fristen som blir satt, eller returneres med tvang hvis ikke fristen overholdes. Gode samarbeidsrutiner og god informasjonsflyt er viktig for å oppnå dette.

Trenger kompetanse og helhetlig forståelse

Det er liten helhetstenkning i utlendingsforvaltningen. Det er en for dårlig forståelse av hvor viktig den enkeltes arbeid er for nestemann i rekken.

Det må utarbeides klarere og mer bindende retningslinjer og rutiner for når hver etat skal melde fra til Folkeregisteret ved mistanke om at personer har opphold i Norge med uriktig identitet. Dette glipper for ofte i dag. Det er også viktig med tydelige rutiner for når etatene både bør og skal utveksle informasjon med hverandre.

Nasjonalt ID-senter anbefaler også økt bruk av biometri, i tillegg til at etatene i større grad bør fokusere på å utvikle kompetansepersoner på identitet i etatene.

Evalueringsprosjektet har i tillegg til denne sluttrapporten gitt ut tre delrapporter: 

Delrapport 1 – Kartlegging av ID-arbeid. Politiet og utenriksstasjoner politiet var representert ved politidistriktene Agder og Oslo.

Delrapport 2 – Kartlegging av ID-arbeid. Politiets utlendingenhet og Utlendingsdirektoratet

Delrapport 3 – Kartlegging av ID-arbeid. Østfinnmark politidistrikt og Utlendingsnemnda

Kort om hovedfunn:

Ledelse

Felles for de fleste av etatene er at de som er opptatt av og utfører ID-arbeid, ønsker et tydeligere fokus på dette fra ledelsen. For at ID-arbeid skal prioriteres, må signalene om at identitet er viktig komme fra ledelsen og nedover i organisasjonen. Vi ser at fokus på ID-arbeid, og viktigheten av dette bør forankres i alle lederledd i etatene. Men ledelsen i de ulike delene av utlendingsforvaltningen er avhengig av politiske signaler, blant annet gjennom statsbudsjett og styringsverktøy som tildelingsbrev og disponeringsskriv.

Kompetanseheving

Kompetanseheving er nødvendig på alle nivåer i etatene. For at ID-arbeid skal prioriteres av ledelsen er det viktig at også ledere har kunnskap om betydningen av dette arbeidet. Videre er det behov for personer med spisskompetanse på identitet på de ulike nivåene i alle etatene. Etatene har ulike ID-oppgaver og ulike utfordringer, men det er et behov for en felles minimumskompetanse på identitet.

Helhetstenkning

Det er behov for å tidligst mulig fastslå en sikrest mulig identitet for alle utlendinger som søker seg til eller oppholder seg i Norge. Et mangelfullt ID-arbeid i én etat får konsekvenser for etater som senere skal involveres i saken. Det kan også få konsekvenser for annen offentlig forvaltning dersom utlendingsforvaltningen ikke har registrert korrekte og gode ID-opplysninger og det er fattet vedtak på uriktig identitet.

Videre er det behov for å synliggjøre hvilke undersøkelser som er utført og konklusjonene av disse. Dette er for å hindre dobbeltarbeid eller at en etat lar være å utføre en grundig ID-undersøkelse fordi man antar at dette allerede er gjort. Informasjon som ikke nødvendigvis er viktig for de arbeidsoppgavene en selv skal utføre, kan være viktig for andre og bør derfor registreres. Etatene bør finne løsninger på hvordan de kan hindre at effektivitetshensyn i én etat blir til en utfordring for andre etater på sikt.

Samarbeid/informasjonsutveksling

Etatene kan bli bedre på rutiner for utveksling av informasjon som gjelder identitet. Dette gjelder eksempelvis for informasjonsdeling dersom en etat avdekker bruk av falske dokumenter eller uriktig identitet. Det er derfor behov for økt kompetanse om regler for personvern og taushetsplikt i etatene. Samhandlingsutfordringene forsterkes av at mange av etatene i utlendingsforvaltningen benytter ulike saksbehandlings- eller IKT-systemer, og at disse ikke nødvendigvis utveksler ID-opplysninger automatisk. Det er et behov for å etablere møteplasser der ID-spørsmål blir diskutert og erfaringer delt.

Noen anbefalinger:

• Utlendingsforvaltningen bør igangsette et generelt kompetanseløft på ID-arbeid.
• Det bør være personer med særlig kompetanse på identitet i alle etater.
• ID-kontrollen av EØS-borgere i førstelinjen bør bli grundigere.
• Det bør utvikles gode rutiner for hvordan utenriksstasjonene skal bistå tjenesteyterne i opplæring i personkontroll, og kvalitetssikre arbeidet som utføres av eksterne tjenesteytere.
• Det bør opprettes en andrelinje for person- og dokumentkontroll i politidistriktene og ved utenriksstasjonene.
• ID-fag bør inngå i utdanningen på Politihøgskolen.
• Bruk av falsk identitet og falske dokumenter bør politianmeldes.
• Utlendingsforvaltningen bør utvikle bedre rutiner for deling av informasjon ved avdekking av bruk av falsk identitet og falske dokumenter.
• Politiet bør utarbeide likelydende rutiner for hvordan ID-opplysningene skal rettes opp i datasystemene, og for hvordan de ulike etatene skal orienteres.
• Bevisstheten rundt ID-avklaring bør heves hos etterforskere og påtalejuristene.
• Politidistriktene bør få mobile enheter for opptak av foto og fingeravtrykk.
• Det bør tas fingeravtrykk av alle utlendinger som søker opphold i Norge.

Nasjonalt ID-senter er et ekspertorgan på identitet, og vi ser det som naturlig at vi i tiden framover involveres i evaluering av tiltak og anbefalinger som igangsettes. Slik kan vi ivareta helhetsforståelsen og få oversikt over hvilket ID-arbeid som gjøres i de ulike etatene i utlendingsforvaltningen.

Evalueringsprosjektet ledes av Nasjonalt ID-senter, men har gjennom hele prosjektperioden hatt hospitanter fra de etatene som er kartlagt, og prosjektets styringsgruppe har bestått av representanter for strategisk ledelse i disse etatene. Prosjektleder er Hanne Tannvik Svendsen.